andra magda productivitate

Tehnici de productivitate preferate (și testate)

În ultimul an am experimentat foarte mult cu tehnici de productivitate. Am citit tot ce am prins pe subiect, de la cum să-ți începi sau să-ți închei ziua la când și cum e cel mai bine să lucrezi. Toate cu scopul de a munci cât mai productiv posibil, fără să simt că-mi pierd viața în fața monitoarelor.

Cea mai practică lecție pe care am învățat-o e că nu există un adevăr universal. Nu toți suntem la fel, deci nu toți funcționăm la fel. Cred că este și cea mai importantă lecție pe care trebuie să o învățăm în secolul 21, referitor la toate aspectele din viața noastră.

Ce am învățat

  • ziua de lucru începe cu o seară înainte. Cu alte cuvinte, să știi atunci când efectiv te apuci de muncă exact care e lucrul de care te apuci și ce vrei să realizezi până la finalul zilei. Practic, trebuie să faci o listă f scurtă de task-uri pe care vrei să le duci la capăt. Spun f scurtă, fiindcă am învățat pe pielea mea că în general îmi propun prea multe, iar apoi sunt dezamăgită că nu am apucat să le fac pe toate. Fii realist. Alege 3, maxim 5 sarcini. Par f puține, dar crede-mă, dacă în fiecare zi faci alea 3 – 5 chestii, te vei simți muuult mai bine.

 

  • notează tot ce ai de făcut într-un singur loc. prietenii mei râd de mine că-mi notez în calendar și ieșirile la film. :)) dar mă ajută să le descarc din memorie și să nu mă bazez pe asta când vine vorba de ce am de făcut în continuare. Pur și simplu, când am terminat un task, mă uit pe listă și știu că acolo am trecut tot. Un exemplu faimos e Barack Obama. Crezi că el ține minte toate întâlnirile pe care le are? Nu. Echipa sa face asta pentru el. De ce e important ca toate să fie la un loc? Fie că trebuie să vopsești ușa de la bucătărie, să cumperi pâine sau să răspunzi la un mesaj? Că știi unde sunt toate, le poți vedea dintr-o privire. Nu mai pierzi timpul și nici spațiu din memorie cu astea.

 

  • somn. Sunt una dintre persoanele care pe lângă faptul că are nevoie de mai mult somn decât media, nici nu se simte foarte bine dimineața devreme. Asta îmi dă multe bătăi de cap, fiindcă majoritatea lucrează de foarte devreme. Nu cred că secretul e să te trezești de dimineață ca să ajungi departe. Așa cum am mai spus, contează să găsești acele sisteme care funcționează cel mai bine pentru tine. În altă ordine de idei, chiar dacă nu îți dai seama, dacă dormi constant mai puțin decât ai nevoie, îți afectează capacitățile – în mod negativ, dacă nu era clar. :)) Dacă ești ca mine și dormi destul de mult, nu te gândi că-ți pierzi viața, contează ce faci când ești treaz. 😉

 

  • primele ore după ce te trezești sunt cele mai productive. Oricât de mult ne imaginăm noi că putem munci non-stop, zeci și zeci de ore pe săptămână, randamentul nostru scade pe parcursul zilei. Practic, ce e cel mai important pentru tine, alege să faci în primele 3 ore.

 

  • eat the frog. Ideea vine de la Mark Twain. Practic, începe cu cea mai urâtă, grea, plictisitoare sarcină pe care o ai de făcut. Dacă o termini în primele ore ale zilei, tot ce ai de făcut după aceea e floare la ureche, poate chiar plăcut. :))

If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.

 

  •  munca neîntreruptă. Oricât de mult încerci să te convingi că nu e așa, de fiecare dată când te întrerupi din ceea ce faci – să citești mailul ăla care acum a ajuns în inbox, să vezi mesajul ăla pe care l-ai primit în secunda asta – îți face mai mult rău decât bine. Oricât de mult crezi tu că te vor aprecia colegii că ești non-stop pe fază și răspunzi în câteva minute, dacă job-ul tău nu e de customer support sau social media, îți faci mai mult rău decât bine. Pentru minutul ăla de întrerupere, plătești cu până la 25 de minute ca să revii mental unde erai înainte. Practic, setează perioade limitate de timp în care nu faci altceva decât task-ul pe care îl ai de rezolvat. Nu mail, nu mesaje, nu social media. Le poți seta în funcție de nevoile tale și cerințele de la job. Pot fi de 25 de minute – chiar nu se întâmplă nimic dacă nu răspunzi două-zeci-și-cinci-de-minute – sau de câteva ore, dacă mediul îți permite. O metodă faimoasă pentru asta e Pomodoro.

Dacă nu mă crezi pe mine, poate îl crezi pe Andrei Miu – profesor universitar de neuroștiințe cognitive și genetică comportamentală.

 

  • email / social media. Nu o spun eu, o spun alții care sunt mult mai productivi decât mine. Nu verifica mesajele non-stop. Setează-ți anumite momente în care le verifici și aia e. Fie de 2 ori pe zi, fie după ce rezolvi o problemă mai mare, fie, fie. Cum vrei tu, dar nu non-stop.

 

  • proactivitate, nu reactivitate. Respectă-ți propria listă de priorități. Nu pune pe primul loc lista de to-do a celorlalți, fiindcă ajungi să-ți amâni task-urile tale la nesfârșit. Și până la urmă, care e job-ul tău? Ce e mai important să fie făcut acum? Alege de fiecare dată.

 

  • dacă îți ia doar câteva minute să faci ceva, do it now. Cel mai bun sfat de productivitate pe care îl aplic. Și îl aplic la orice. În loc să-mi arunc geaca pe canapea și după să revin să o „strâng”, o pun direct unde vreau să stea. Nu citesc mailuri dacă nu am și timp să răspund, fiindcă consum mult mai mult timp așa. O dată cu deschisul, cititul, marcatul / notatul cererii care a venit pe mail. Și a doua oară cu recititul, rezolvat cererea, răspuns + șters de pe listă. Nu are niciun sens. Mai ales dacă îți ia două minute să le faci. Lasă-le pe când le poți face, nu se întâmplă nimic dacă nu răspunzi instant.

 

  • batch. Asta nu știu cum să spun mai bine în română. Ideea e în felul următor: e mult mai productiv să-ți aduni task-uri mici și să le faci pe toate la grămadă. Pare exact opusul la ce am zis mai devreme, dar de fapt vine în completare. Cu alte cuvinte, dacă tot primești cereri pe mail de lucruri mărunte pe care trebuie să le faci, programează-ți un anume timp pentru asta și rezolvă-le pe toate deodată. Sau dacă ai multe treburi administrative mici de rezolvat, de mers în zece locuri, e o idee bună să le faci pe toate în aceeași zi. Per total, îți va lua mult mai puțin timp.

 

  • timp liber. Contează enorm de mult să-ți iei pauze. De orice fel. Scurte în timpul zilei de muncă, medii înafara programului sau lungi când pleci în vacanță. Și contează enorm să te deconectezi complet – nu doar de la tehnologie, ci și de la gândurile despre muncă / ce te macină într-o anumită perioadă. Chiar dacă nu realizăm cum aceste procese au loc la nivelul minții, au efecte asupra activității noastre. De câte ori nu ai auzit oameni, care povestind despre momentul când le-a venit o idee ce le-a schimbat viața, au menționat plimbări, dușuri etc.? :))

 

Îmi dau seama că nu toată lumea are aceleași tipuri de job-uri. Vorbesc din experiența mea, ce se poate aplica în cazul celor care au meserii asemănătoare.

Articolul am început să-l scriu după ce mi-am amintit de Regula celor 5 secunde, care a ajuns un fenomen internațional. Mel Robbins, cea care a începută toată treaba, stătea într-o dimineață în pat, într-o perioadă destul de grea și incertă din viața ei, și pur și simplu nu voia să se ridice să-și înceapă ziua. A pornit televizorul, unde era un reportaj despre o rachetă ce tocmai urma să fie lansată. 5… 4… 3… 2… 1… Așa i-a venit ideea. Cum ar fi să se lanseze și ea (din pat) ca o rachetă? :)) După, și-a dat seama că poate aplica Regula celor 5 secunde în toate aspectele vieții. A scris o carte și restul e istorie. Poate te ajută data viitoare când simți că nu ai chef de nimic. 🙂

6

Andra Magda

În fiecare zi de 11 trimit prietenilor o listă cu ideile principale extrase din materialele recomandate de mine, pe o anumită temă. Ușor de parcurs, ușor de reținut, alături de surse. Deseori sunt articole, uneori video, alteori recomand și cărți. Dacă vrei să ajungă și la tine, te poți abona aici.

păreri / obiecții / comentarii

Andra Magda

Scriu despre ce învăț și ce îmi doresc să ajungă la cât mai multă lume. Licențiată în Psihologie, lucrez ca om de comunicare în industrii creative și educație. Blogul și newsletter-ul sunt proiecte personale, care mă ajută și în munca mea. Nu cred în alb sau negru. Iubesc iarna.

Și mai multe colecții

Lista de la 11 dimineața

În fiecare zi de 11 trimit prietenilor o listă cu ideile principale extrase din materialele recomandate de mine, pe o anumită temă. Ușor de parcurs, ușor de reținut, alături de surse. Deseori sunt articole, uneori video, alteori recomand și cărți.


Articole viitoare